دبیرخانه

مسئول: خانم بابایی

تعداد پرسنل: 2نفر

• دریافت و ثبت و توزیع نامه های وارده و صادره (نامه های پستی ، فکس و سامانه وزارت علوم ERP )
• - بررسي هاي لازم جهت انتخاب دفتر خدمات پستی جهت عقد قرارداد و نظارت بر حسن انجام کاردفتر
• - بازبینی وکنترل نامه ها ازجهت ضمائم و پیوست ها، عطف و پیرو، اصلاح ارجاع نامه ها
• - اعلام كد رهگیری نامه ارسال شده با سامانه ERP  در سابقه نامه
• - اعلام وضعيت نحوه ارسال نامه در سابقه نامه
• - دريافت ،ثبت و انديكس نامه هاي وارده و ارسال به محل هاي ارجاعي توسط پست يا نامه رسان .
• - دريافت و ثبت نامه هاي صادره وتفكيك نسخ پاراف و بايگاني و ارسال به محل هاي مربوطه توسط پست يا نامه رسان .
• - تفکیک و توزیع نامه ها، دستورالعمل ها، بخش نامه ها ودعوت نامه ها بین واحدها
• - انجام بایگانی کاغذی و بایگانی الکترونیکی
• - پاسخ به مراجعين جهت رديابي نامه هاي ايشان.
• - دریافت نامه های محرمانه مطابق مقررات و اصول و تحویل به حوزه مربوطه
• - پيگيري امور اتوماسيون و جوابگويي و رفع مشكل و ارائه راهنمايي حضوري و تلفني.
• - دریافت فکس های الکترونیکی و انجام فکس
• - دریافت فکس و ثبت دردبیرخانه و یا ارجاع به همکاران
• - ارسال مرسولات از طریق پست پیشتاز، سفارشی، عادی گزارش هزينه هاي پستي به مديريت اداري و پشتيباني و صدور گواهی انجام کار جهت پرداخت .
• - ارائه خدمات مربوط به تکثیر سربرگ مکاتبات مورد نیاز دانشگاه
• - انجام ساير امورمحوله